Eine einfache Lösung für mehr Übersicht im Büro.
Wer kennt das nicht? Schnell noch etwas bearbeiten und dann ab in den Termin. Leider kommt noch ein Kollege herein, der auf die Schnelle etwas benötigt, also schnell ausdrucken, aber halt: das muss noch eben aktualisiert werden. Jetzt klingelt das Telefon, der Anrufer braucht bitte mal eine Info, achja, die muss aber vorher mit einem anderen Kollegen abgestimmt werden. Und wo war noch mal das Protokoll der letzten Sitzung, schnell die Mail finden und ausdrucken. Uups, jetzt hat die Sitzung schon angefangen, der Kollege steht immer noch im Zimmer und ich müsste schon weg sein. Also alles stehen und liegen lassen und weg….
Kaum ist man mit einem neuen Stapel to do´s aus der Sitzung zurück, warten bereits einige Mails auf Beantwortung, der Anrufbeantworter ist voll und einige Kollegen warten auch schon auf Rückmeldung. Bis Abends ist das volle Chaos auf dem Schreibtisch. Dann warten die privaten Termine und Verpflichtungen, also schnell mal alles bis morgen auf dem Schreibtisch liegen lassen…
Auf diese Weise ergibt sich über die Tage ein Riesenstapel, meist wird auch der Besprechungstisch zweckentfremdet für Unterlagenstapel, das Sideboard ist voll und manche stapeln sogar auf dem Boden weiter (sind ja nur alte Akten…).
Ab jetzt wird nur noch Feuerwehr gespielt und reagiert, wenn sich jemand beschwert, dass sein Vorgang noch nicht bearbeitet wurde. Der war ja auch leider nicht mehr „in Sicht“, da er von einem anderen Vorgang überdeckt wurde etc…
Einen aufgeräumten Schreibtisch hätte jeder gern, aber für das Aufräumen ist keine Zeit.
Und kaum fängt man an mit dem Aufräumen und nimmt einen Vorgang in die Hand, fallen einem dazu einige to do´s ein, die sofort in Angriff genommen werden, was wieder nicht zur Reduzierung des Gesamt-Chaos führt.
Hier ist die Lösung:
- Einsicht und Wunsch, das Chaos zu reduzieren.
- Aufräumsystem anwenden (s. u.), dafür einmalig 30 Minuten einplanen.
- Disziplin und Konsequenz! Ab jetzt täglich 5 Minuten, das spart pro Tag eine Stunde ein!
Gehen Sie wie folgt vor und es wird Ihnen psychisch deutlich besser gehen, wenn Sie einen Blick auf Ihren Schreibtisch werfen:
- Bereiten Sie folgende Ablagemöglichkeiten (oder „Körbchen“) auf dem Schreibtisch vor: Terminmappe (1-31 und Januar bis Dezember), Rücklauf, Lesen, Ablage, Ideen (oder was Sie sonst noch regelmäßig benötigen)
- Legen Sie alle Unterlagen, die auf Ihrem Schreibtisch liegen, auf einen Haufen.
- Nehmen Sie nun jedes Blatt bzw. jeden Vorgang/jede Mappe in die Hand und überlegen, was damit getan werden muss bzw. wann oder wann ungefähr. Unterscheiden Sie dabei 3 Möglichkeiten:
- SIE müssen etwas tun: dann Termin drauf schreiben und in Terminmappe legen (bzw. Lesematerial in Lesekörbchen)
- Jemand ANDERES muss etwas tun und Sie warten auf Rückmeldung: dann in Rücklaufmappe bzw. Rücklaufkörbchen legen und in die Terminmappe gleichzeitig einen Zettel mit Erinnerungshinweis legen, damit Sie ggf. nachfassen können
- NICHTS muss getan werden, dann ablegen (oder wegschmeißen)
Alles was sonst noch auf dem Schreibtisch liegt, sollte auch einer kritischen Prüfung unterzogen werden: muss das AUF dem Schreibtisch liegen oder könnte es nicht auch im Schrank oder in einer Schublade oder im Mülleimer verschwinden??? Das macht es nicht nur dem Putzpersonal einfacher, sondern beruhigt auch das Auge und den Geist. Sie können sich besser konzentrieren in einem ruhigen Umfeld.
Achtung: Während dieser Aufräum-Aktion noch NICHTS bearbeiten, nur Aufräumen!
Wenn Sie fertig sind, sollte nur noch das auf dem Schreibtisch liegen, was heute bearbeitet werden soll.
Ab jetzt sollten Sie jeden Tag (am besten Abends, damit Sie mit einem guten Gefühl nach Hause gehen) 5 Minuten einplanen, um das neu hinzugekommene bzw. nicht bearbeitete wieder in diese 3 Kategorien einzusortieren. Auf diese Weise bleibt Ihr Schreibtisch „sauber“.
Um die digitale Ablage wird es in einem weiteren Blogartikel gehen.
Viel Erfolg und hoffentlich bis bald,
Ihre
Barbara Gülpen
barbara.guelpen@new-mc.com